Our client is looking for an IT Management Support Coordinator, you will support IT Infrastructure Management with daily administration and ensure the smooth execution of internal processes. You will act as the link between management and the project team, ensuring effective communication, oversight, and coordination. In this role, you will work closely with the IT Infrastructure Unit Manager and the Project Portfolio Manager. With your organizational skills and proactive approach, you will contribute to an efficient IT Infrastructure environment and the successful realization of projects.
Description de l'emploi
En tant que coordinateur de l'assistance à la gestion informatique, vous assisterez la gestion de l'infrastructure informatique dans l'administration quotidienne et veillerez à la bonne exécution des processus internes. Vous ferez le lien entre la direction et l'équipe de projet, en assurant une communication, une vue d'ensemble et une coordination efficaces. À ce titre, vous travaillerez en étroite collaboration avec le gestionnaire de l'unité « Infrastructure informatique » et le gestionnaire du portefeuille de projets. Grâce à vos compétences organisationnelles et à votre approche proactive, vous contribuerez à l'efficacité de l'environnement de l'infrastructure informatique et à la réussite de la réalisation des projets.
Key Responsibilities
1. Administrative Support
- Manage daily administrative tasks within IT Infrastructure Management.
- Prepare and maintain documentation, such as Minutes of the Meeting (MOM), reports, and presentations.
- Support IT budget management and billing and procurement processes.
2. Coordination of Internal Processes
- Ensure structured and efficient execution of Project and Portfolio Management processes.
- Identify and resolve bottlenecks in Project and Portfolio workflows within the IT department.
3. Liaison Between Management and Project Teams
- Act as the point of contact between IT Infrastructure Management and the project team.
- Monitor project progress and deadlines, providing management with regular status updates.
- Coordinate communication between the project team and other departments.
- Assist in preparing schedules, roadmaps, and progress reports.
- Support the planning and allocation of resources to various projects.
4. Organization and Planning
- Plan and organize team meetings, technical sessions, and management workshops.
- Prepare meeting materials, take meeting minutes, and follow up on action items.
- Assist in the implementation of new management tools and processes.
Responsabilités essentielles
1. Soutien administratif
- Gérer les tâches administratives quotidiennes au sein de la gestion de l'infrastructure informatique.
- Préparation et mise à jour de la documentation, telle que les procès-verbaux de réunion, les rapports et les présentations.
- Appui à la gestion du budget informatique et aux processus de facturation et d'approvisionnement.
2. Coordination des processus internes
- Assurer une exécution structurée et efficace des processus de gestion de projets et de portefeuilles.
- Identifier et résoudre les goulets d'étranglement dans les flux de travail des projets et des portefeuilles au sein du département informatique.
3. Liaison entre les équipes de gestion et de projet
- Assurer la liaison entre la direction de l'infrastructure informatique et l'équipe de projet.
- Surveiller l'avancement du projet et les délais, et fournir à la direction des mises à jour régulières de l'état d'avancement.
- Coordonner la communication entre l'équipe de projet et les autres départements.
- Contribuer à la préparation des calendriers, des feuilles de route et des rapports d'avancement.
- Participer à la planification et à l'affectation des ressources aux différents projets.
4. Organisation et planification
- Planifier et organiser des réunions d'équipe, des sessions techniques et des ateliers de gestion.
- Préparer les documents de réunion, rédiger les procès-verbaux des réunions et assurer le suivi des points d'action.
- Aider à la mise en œuvre de nouveaux outils et processus de gestion.
