Project Manager

Onze klant is op zoek naar een Project Manager. 

Kwaliteitsvol onderwijs voor iedereen is de missie van het GO! (Gemeenschapsonderwijs) op ruim 1.000 plaatsen in Vlaanderen en Brussel. Meer dan 40.000 medewerkers van het GO! dragen kennis over aan 340.000 leerlingen en cursisten en helpen hen zich te ontplooien tot actieve en positief kritische burgers. Iedereen krijgt daarbij gelijke kansen om talenten te ontwikkelen en te excelleren. Zo bereiken we meer.

Afdeling Infrastructuur

De Centrale Diensten van het GO! zoeken een ICT-projectleider voor de afdeling infrastructuur. Deze afdeling beheert het GO! patrimonium op strategisch niveau, begeleidt de realisatie van grote bouwprojecten en realiseert aankopen en verkopen van gronden en gebouwen. Dit gebeurt in nauwe samenwerking met de scholengroepen, die instaan voor kleine renovatiewerken en regulier onderhoud samen met de scholen.

De afdeling Infrastructuur heeft de opdracht om via een globaal infrastructuurbeleid de gewenste capaciteit op een efficiënte wijze te realiseren, in te zetten op innovatie en kwaliteitsvolle scholen, een goed beheer en optimalisatie van het GO! patrimonium te organiseren en het scholenbouwbeleid in Vlaanderen en Brussel te beïnvloeden. De afdeling kan dit alleen door nauw samen te werken met haar interne en externe belanghebbenden.

Doel van de Opdracht

Het leiden van een complex en strategisch belangrijk ICT-project binnen scope, timing en budget teneinde de ICT-dienstverlening binnen het GO! op een kwaliteitsvolle wijze te verbeteren. Meer specifiek is de afdeling infrastructuur op zoek naar een projectleider voor het project Infrabase. Dit project heeft als voornaamste doel om een aanbesteding te realiseren voor de vervanging van het bestaande Facilitair Management Informatie Systeem door één of meerdere applicaties ter ondersteuning van het patrimoniumbeheer en -beleid.

Dimensies van de Opdracht

• Impact op organisatie-kritische processen
• Hoge complexiteit en strategisch belang
• Planningshorizon van ongeveer 2 jaar
• Heterogene groep van belanghebbenden met vaak tegengestelde belangen

Aansturing en Autonome Beslissingsbevoegdheid

Rapporteert hiërarchisch aan de teamverantwoordelijke van de afdeling infrastructuur en stuurt functioneel aan (indien van toepassing):

• Business analist
• Functioneel analist
• Solutions architect
• Data architect
• IT-architect

Werkt op autonome basis, moet proactief te werk gaan en zelf de nodige stappen en initiatieven nemen. Beslist binnen projecten op basis van opgebouwde expertise en ervaring over de gevolgde aanpak, stappen, timing, etc. Bewaakt de scope en volgt nauwgezet het beschikbare en gespendeerde budget op, alsook de ingezette resources.

Jouw Taken als ICT-projectleider bij het GO!

Projectanalyse

Analyseren van de gestelde problemen of behoeften in het kader van een concrete klantvraag/project om een concreet en doelgericht projectplan te kunnen opstellen.

• Detectie van klantenbehoeften, o.b.v. input door business/functioneel analist
• Overleggen met betrokkenen rond een nieuw informatiesysteem
• Verzamelen van informatie om een informatica- of informatieprobleem of -behoefte te kunnen kaderen
• Uitdiepen van de vraag
• Opstellen van een nauwgezette en diepgaande analyse dat rekening houdt met alle mogelijke aspecten

Projectdefinitie en -planning

Definiëren en plannen van het project om een duidelijke leidraad en projectaanpak te hebben voor de uitvoering van het project. Hiertoe goedkeuring van het projectvoorstel (inhoudelijke definiëring, aanpak, budget en de planning) van zowel de klant als het management verkrijgen.

• Vragen naar specificaties en verduidelijking bij de klant teneinde de vraag van de klant juist te definiëren
• Inschatten van het aantal mandagen, inplannen van het project en samenstellen van een projectteam
• De nodige middelen bepalen en de budgettaire impact ervan inschatten
• Opstellen van een projectvoorstel (wie-wat-wanneer) teneinde de goedkeuring te bekomen voor de uitvoering van het project

Projectuitvoering en -opvolging

Opvolgen en mee uitvoeren van het project om ervoor te zorgen dat de projectresultaten behaald worden.

• Uitvoeren en laten uitvoeren van alle nodige werkzaamheden in het kader van de uitrol van het project
• Bewaken van de scope van het project
• Tussentijds evalueren en eventueel bijsturen van de uitvoering en planning van de taken
• Opvolgen van de budgetten, afspraken, tijdslimieten
• Zorgen voor kwaliteitsbewaking van de tussentijdse resultaten en de operationele werkzaamheden
• Coördineren van de werkzaamheden van de verschillende betrokken partijen (ook externe)
• Bepalen van de prioriteiten

Peoplemanagement

Ervoor zorgen dat de medewerkers individueel en in team zodanig presteren dat het project gerealiseerd wordt en dat zij hiervoor de nodige bekwaamheid kunnen ontwikkelen.

• Informeren van medewerkers
• Opvolgen, begeleiden en adviseren van medewerkers in functie van het project
• Voeren van taak- en opvolgingsgesprekken
• Opvolgen van het leerproces van de projectleden
• Inventariseren van de opleidingsbehoeften, zoeken van de juiste ontwikkelmogelijkheden en voorstellen doen aan de hiërarchische lijn
• Evalueren van de teammedewerkers in functie van het project
• Organiseren en houden van vergaderingen teneinde de samenwerking en de nodige communicatie tussen de medewerkers te verzekeren

Rapporteren

Rapporteren over de voortgang en de resultaten van het project om het management op de hoogte te houden en eventuele wijzigingen in het projectplan mogelijk te maken.

• Verslag uitbrengen over de ontwikkeling van het project en de verschillende deelprojecten
• De inzet van middelen verantwoorden
• Voortgang van het project met de stuurgroep bespreken en op basis hiervan aanpassingen doen

Communicatie en Contacten

Informeren en sensibiliseren van alle actoren en regelmatig overleggen met de projectpartners met als doel een draagvlak te creëren.

• De projectinhoud, -aanpak en resultaten verduidelijken
• De betrokken stakeholders op alle niveaus op regelmatige tijdstippen informeren, consulteren en input/validatie vragen
• De nodige informatie ter beschikking stellen, via de juiste kanalen

Project- en Kennisoverdracht

Overdragen van het project naar de organisatie om een succesvolle implementatie van de projectresultaten mogelijk te maken.

• (Laten) opstellen van een technische handleiding en gebruikershandleiding
• Richtlijnen (laten) opstellen, verspreiden en toelichten
• Een overgangsfase organiseren
• Structurele maatregelen voorstellen
• Formuleren van adequate adviezen voor de invoering van het project

Functioneringscriteria

• Je bent een projectmanager met kennis en ervaring van het leiden van ICT-projecten in een overheidscontext
• Je hebt ervaring met de opmaak van bestekken en het verloop van het aanbestedingsproces
• Gewenst minimaal opleidingsniveau master, bij voorkeur in een ICT-gerelateerde richting, aangevuld met een opleiding in een projectmethodologie
• Ervaring van meer dan 8 jaar in een gelijkaardige functie, waarvan minimaal 5 jaar in een relevante sector

Vaktechnische Competenties

• Aantoonbare ervaring als Projectleider
• Aantoonbare ervaring met projectbeheerstechnieken en tools (risicobeheer, issuebeheer, …)
• Aantoonbare kennis van MS Project, MS Office (PowerPoint, Excel)
• Aantoonbare ervaring met terminologie, organisatie, rollen en processen van de PM-methodologie (bv. Prince2, PMBok), bij voorkeur aangetoond door certificatie
• Taalvereiste: Nederlandstalig op Europees CEFR – niveau C2
• Aantoonbare ervaring met het aansturen van analyseteams, projectteams voor business analyse, functionele analyse, procesanalyse
• Aantoonbare ervaring met het aansturen en opvolgen van externe partijen/leveranciers
• Aantoonbare ervaring met ICT-architectuur, Data-architectuur en implementatie ervan
• Expertise inzake bouwsector of de sector van vastgoedbeheer
• Kennis van het Vlaamse onderwijslandschap
• Ervaring met werken in een overheidscontext en context van aanbestedingen, overheidsopdrachten en de opmaak van bestekken
• Kennis van verschillende FMIS applicaties

Gedragscompetenties

• Verantwoordelijkheid nemen: Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie
• Inleving: Alert zijn op gevoelens en behoeften van anderen en daar adequaat op reageren
• Oordeelsvorming: Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria
• Plannen en organiseren: Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken
• Voortgangscontrole: Bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega’s of medewerkers
• Delegeren: Taken en verantwoordelijkheden doorgeven, rekening houdend met de competenties, interesses, ambitie en de ontwikkeling van medewerkers
• Richting geven: Aansturen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van