Onze klant is op zoek naar een IT Management Support Coördinator
Beschrijving
Als IT Management Support Coördinator ondersteun je het IT Infrastructure Management bij de dagelijkse administratie en zorg je voor een soepele uitvoering van interne processen. Je fungeert als de verbindende schakel tussen management en het projectteam, waarbij je zorgt voor effectieve communicatie, overzicht en coördinatie. In deze rol werk je nauw samen met de IT Infrastructure Unit Manager en de Project Portfolio Manager. Met jouw organisatorische vaardigheden en proactieve aanpak draag je bij aan een efficiënte IT Infrastructure omgeving en succesvolle realisatie van projecten
Déscription
En tant que coordinateur de l'assistance à la gestion informatique, vous assisterez la gestion de l'infrastructure informatique dans l'administration quotidienne et veillerez à la bonne exécution des processus internes. Vous ferez le lien entre la direction et l'équipe de projet, en assurant une communication, une vue d'ensemble et une coordination efficaces. À ce titre, vous travaillerez en étroite collaboration avec le gestionnaire de l'unité « Infrastructure informatique » et le gestionnaire du portefeuille de projets. Grâce à vos compétences organisationnelles et à votre approche proactive, vous contribuerez à l'efficacité de l'environnement de l'infrastructure informatique et à la réussite de la réalisation des projets.
Kernverantwoordelijkheden
1. Administratieve Ondersteuning
- Beheren van dagelijkse administratieve taken binnen IT Infrastructure Management.
- Opstellen en bijhouden van documentatie, zoals Minutes of the Meeting (MOM), rapporten en presentaties.
- Ondersteuning bij IT-budget beheer en facturatie- en inkoopprocessen.
2. Coördinatie van Interne Processen
- Zorgen voor een gestructureerde en efficiënte uitvoering van Project en Portfolio Management processen.
- Identificeren en oplossen van knelpunten in Project en Portfolio workflows binnen de IT-afdeling.
3. Verbindende Schakel tussen Management en Projectteams
- Fungeren als aanspreekpunt tussen IT Infrastructure Management en het projectteam.
- Monitoren van projectvoortgang en deadlines, en het management voorzien van regelmatige statusupdates.
- Coördineren van de communicatie tussen het projectteam en andere afdelingen.
- Ondersteunen bij het opstellen van planningen, roadmaps en voortgangsrapportages.
- Assisteren bij de planning en toewijzing van resources aan verschillende projecten.
4. Organisatie en Planning
- Plannen en organiseren van teamvergaderingen, technische sessies en managementworkshops.
- Voorbereiden van vergaderstukken, notuleren van vergaderingen en opvolgen van actiepunten.
- Assisteren bij de implementatie van nieuwe management tools en processen.
Responsabilités essentielles
1. Soutien administratif
- Gérer les tâches administratives quotidiennes au sein de la gestion de l'infrastructure informatique.
- Préparation et mise à jour de la documentation, telle que les procès-verbaux de réunion, les rapports et les présentations.
- Appui à la gestion du budget informatique et aux processus de facturation et d'approvisionnement.
2. Coordination des processus internes
- Assurer une exécution structurée et efficace des processus de gestion de projets et de portefeuilles.
- Identifier et résoudre les goulets d'étranglement dans les flux de travail des projets et des portefeuilles au sein du département informatique.
3. Liaison entre les équipes de gestion et de projet
- Assurer la liaison entre la direction de l'infrastructure informatique et l'équipe de projet.
- Surveiller l'avancement du projet et les délais, et fournir à la direction des mises à jour régulières de l'état d'avancement.
- Coordonner la communication entre l'équipe de projet et les autres départements.
- Contribuer à la préparation des calendriers, des feuilles de route et des rapports d'avancement.
- participer à la planification et à l'affectation des ressources aux différents projets.
4. Organisation et planification
- Planifier et organiser des réunions d'équipe, des sessions techniques et des ateliers de gestion.
- Préparer les documents de réunion, rédiger les procès-verbaux des réunions et assurer le suivi des points d'action.
- Aider à la mise en œuvre de nouveaux outils et processus de gestion.
