Our client is looking for a Business Change Officer

PROJECT DESCRIPTION:

Change manager: 80% SAP4Hana (description below) – 20% other change initiative
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SAP will stop supporting and updating their older versions from 2027.
To ensure the continuity of our operations, we therefore need to replace our version with the new SAP S/4HANA platform.
Current functionalities will be maintained for the majority of users (iso-functional conversion), but the appearance of some screens may change. The conversion will affect 650 users, the majority only slightly. However, this is one of the 5 strategic projects for this year and possibly the biggest project for the company this year.
This project has been prepared by preceding projects from 2018.

PROJECT CHANGE ACTIVITIES SAP4Hana:

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Execute the communication plan.
Include the defined Case for Change throughout different communications.
Aligning with the internal communications SPOC (Sandy Ronsmans) when necessary.
Adapt the communication plan throughout the project if needed according to project progress.
Ensure a quarterly update (channel & content TBD) to impacted end-users.
Different communications before and during the cut-over period, including Go Live communications.
Post Go Live communications

Organise infosessions/roadshows for end-users to explain the project and the impact it will have on them.

Onboard key-users as change agents/ambassadors. Support and coach key-users to properly perform their role.

Organise demo sessions for stakeholders and end-users.

Perform quarterly Pulse Checks to track progress on change objectives and ADKAR, as defined with key stakeholders. Report on these measurements, propose and execute corrective and mitigating actions based on the results.

Be present during and support in organizing the UAT kick-off. Regularly check-in with end-users during the testing period. Regularly update published change management materials in the OBEYA testing room.

Establish and execute a training plan.

Coordinate and organize the trainings sessions.

support in the creation of training material, with the help of key-users and analysts. Training formats that have already been identified are both video module and train-the-trainer.

Organize train-the-trainer sessions and support trainers.

Coordination of updated work instructions for all teams, with the help of key-users and analysts.

Execute the Reinforcement phase (post Go Live): activities TBD (for example, end-user check-ins and shadowing, support, refresh or advanced training sessions, …) depending on a.o. the pulse check results.

Stakeholder management & resistance management.

Governance: provide the necessary reporting (change progress, resource utilization, change risks, …), update change action plan, …

Bi-weekly intertrack meeting with the project team.

Sponsor & leadership engagement: follow-up on execution of the sponsor plan, support sponsor, support and coach line managers, plan bi-weekly/monthly check-ins with line managers of high- & medium impacted teams, activate leadership when needed throughout the project.

Support the PM in organizing the Go Live Celebration & participate in a lessons learned workshop with the project team.

PROFIL RECHERCHE:

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Définir et mettre en œuvre les actions de communication, formation et de stakeholder management nécessaire
Créer des supports de communication clairs et attrayants (en collaboration avec le service communication et les analystes de projet);
Organisation d’événements ;
Evaluer les besoins et les impacts des différents projets et initiatives en cours en termes de gestion de changement, avec de possibles évolutions à prendre en compte en fonction des besoins
Définir un plan de changement approprié en étroite collaboration avec le responsable d'équipe et les responsables programme / projets;
Identifier les activités et les moyens nécessaires pour mener à bien les activités de changement ;
Influencer et convaincre : Proactif, autonome, indépendant, curieux, créatif, déterminé, patient, indulgent, confiant tout en acceptant la remise en question quotidienne, intègre
Flexible et capable de fonctionner dans des environnements complexes et variables, internes ou externes
Compétences organisationnelles développées (approche structurée, synthétique, accessible, précis, …)
Capable de connecter avec tous les niveaux dans l’organisation dans des environnements de résistance élevées
Etre présent auprès des équipes opérationnelles pour passer les messages, capturer les besoins et faire le lien avec les équipes projet et de direction
Compétences de collaboration excellentes
Sens aigu du business et des challenges organisationnels
Expérience avec les methodologies de gestion de projet et du project lifecycle standard

Le département People & Tech Solutions a pour mission de permettre à l’entreprise et à tous les collaborateurs d’atteindre leurs objectifs, conformément à la stratégie. En tant que partenaire stratégique, le département soutient l’entreprise pour atteindre ses ambitions stratégiques en déployant les moyens humains, organisationnels et techniques nécessaires aux structures et à leurs collaborateurs pour se développer et performer.

Le People Strategy & Change office est le driver et le coordinateur des activités autour de cette stratégie du département qui permettent d’anticiper et accompagner les besoins de nos clients internes. Ce service est principalement en charge:

de la création, l’implémentation et le suivi de la stratégie HR, du change office et du Technology centre ;
de la prise en main et le support organisationnel qui permet d’accompagner tous les clients internes dans les initiatives de transformation stratégiques au niveau corporate (i.e. change office, NWOW, etc) ;
de la définition et le delivery des approches culturelles dans l’entreprise (i.e. corporate culture, leadership culture and communities, engagement survey, etc) ;
des pratiques HR digitales dont l’objectif est de coordonner les activités HRIS, Data Analytics, AI, etc.

Business Change Officer

PROJECT DESCRIPTION:

PROJECT CHANGE ACTIVITIES SAP4Hana:

PROFIL RECHERCHE:

Job specifications

Stijn De Keyser